NEUSAGLAŠENOSTI I KOREKTIVNE MERE: ROOT CAUSE ANALYSIS

Verujemo da osećate bar malu nelagodnost svaki put kada se pojavi bilo koja vrsta neusaglašenosti. Poštuju se sve procedure, kontrola kvaliteta radi svoj deo posla, završna kontrola ne pokazuje odstupanja od specifikacija. A onda dođe do problema. Potpuno nam je jasna vaša zbunjenost u tom trenutku, ali hajde da  neusaglašenosti posmatramo kao šansu za poboljšanja a ne kao potencijalni problem.

Ovde ćemo predstaviti kratak vodič za pravilno upravljanje neusaglašenostima odn.sprovođenje analize rizika i definisanje korekcija i korektivnih akcija.

ŠTA JE NEUSAGLAŠENOST?

Različiti standardi, imaju različite definicije neusaglašenosti ali najjednostavnije, neusaglašenost je odstupanje od zahteva ili neispunjenost zahteva.

Kod različitih standarda treba obratiti pažnju na terminologiju jer ako pogledamo

1.ISO standarde: „neusaglašenost je neispunjavanje jednog ili više zahteva“.

2.IFS Food već daje potpuno drugačiji pristup: kod IFS grupe standarda, postoje devijacije i neusaglašenosti, rekli bismo da isto znače ali postoje značajne razlike:

• Devijacija je: „Neusaglašenost sa zahtevom, bez uticaja na bezbednost hrane u vezi sa proizvodima i procesima“.
• Neusaglašenost je: „major neusaglašenosti i D evaluacije KO zahteva. Neusaglašenost se može dati u slučaju:

• nepoštovanje zakona,

• pitanja bezbednosti hrane,

• unutrašnje disfunkcije, i

• pitanja kupaca.

A šta se sve zapravo smatra neusaglašenostima u sistemu upravljanja?

Obično se neusaglašenost vezuje za reklamacije ili interne/eksterne provere. Neusaglašenosti mogu poticati it tih izvora ali i iz:

•            reklamacija klijenata;

•            reklamacija isporučiocima;

•            rezultata internih/eksternih provera;

•            evidencija iz procesa;

•            izveštaja o performansama procesa;

•            izveštaja o ostvarenju ciljeva kvaliteta;

•            izveštaja o zadovoljstvu kupaca;

•            izveštaja o praćenju CP/CCP (eventulanim prelascima kritičnih granica definisanim CCP planom);

•            ažuriranja sistema upravljanja ;

•            zapisnika sa verifikacije i/ili preispitivanja HACCP sistema i sistema upravljanja bednošću proizvoda itd.

Šta je to što kompanija mora da uradi kada se pojavi neusaglašenost?

U slučaju pojave neusaglašenosti, bilo da je to iz proizvodnog procesa, interne ili eksterne provere, bilo da je u pitanju reklamacija i dr.kompanija mora sprovesti analizu uzroka (root cause analysis) kako bi utvrdila odgovarajuće mere za otklanjanje neusaglašenosti i uzroka neusaglašenosti.

Pre nego pojasnimo čitav postupak, hajde da objasnimo koja je razlika između otklanjanja neusaglašenosti i uzroka neusaglašenosti.

Znate li šta je korekcija a šta korektivna akcija?

Ili, znate li šta je korektivna mera a šta preventivna mera?

Naravno da ćete se zbuniti, kada različiti standardi, imaju različite terminologije za isti pojam. Zato je preporuka da pratite terminologiju standarda koji primenjujete u kompaniji. Uzećemo za primer:

BRC standard:

1. Korektivna mera: akcija za uklanjanje otkrivene neusaglašenosti ili neusaglašenog proizvoda.
2. Preventivna mera: akcija za uklanjanje osnovnog uzroka (root cause) otkrivene neusaglašenosti i sprečavanje ponavljanja.

IFS standard:

• Korekcija: Radnja za otklanjanje otkrivenog odstupanja i/ili neusaglašenosti.
• Korektivna akcija: Radnja za otklanjanje uzroka otkrivenog odstupanja i/ili
• neusaglašenosti.

Hajde sada da objasnimo postupak otklanjanja neusaglašenosti:

OTKLANJANJE NEUSAGLAŠENOSTI I SPROVOĐENJE KOREKTIVNIH MERA

Dakle, prilikom pojave bilo koje vrste neusaglašenosti, neophodno je da se ona eliminiše. A šta ako se ponovo pojavi?

Kako se ista neusaglašenost ne bi ponovo pojavila, pratite dole opisani postupak. Jasno vam je da ako imate pojavu iste neusaglašenosti, postupak niste sproveli adekvatno: verovatno ste uklonili samo neusaglašenost ali ne i njen uzrok.

Neusaglašenost: Kada se pojavi neusaglašenost, odgovorni iz kompanije vrše procenu neusaglašenosti a zatim i uzroka neusaglašenosti kako bi sproveli korektivne odn.preventivne mere: odn.kako bi uklonili neusaglašenost a zatim i uzrok neusaglašenosti.

Root cause analysis: Kako dolazimo do uzroka neusaglašenosti? Jednostavnim setom pitanja: zašto? (why)?

-zašto je keks prepečen? Zato što nije bila adekvatna temperatura pećnice

-zašto nije bila adekvatna temperatura pećnice? Zato što je došlo do devijacija u radu termostata?

-zašto je došlo do devijacija u radu termostata? Zato što nije preventivno pregledan.

-zašto nije preventivno pregledan? Zato što ovi pregledi nisu ubačeni u plan.

-zašto ovi pregledi nisu ubačeni u plan? Propust članova FSMS tima.

Korekcije i korektivne akcije: Aha, nismo očekivali da dođemo do ovih podataka?! Šta bi ovde bila korekcija (ili korektivna mera) a šta korektvivna akcija (ili preventivna mera)? Svakako ažuriranje plana preventivnog održavanja uz proveru termostata a zatim ponovna obuka FSMS tima vezana za zahteve standarda.

Provera efektivnosti mera: A šta ako smo ceo postupak sproveli a neusaglašenost se opet pojavi? Popravili smo oštećenje poda a za mesec dana se pod ponovo ošteti? Zato i postoji provera efektivnosti mera, gde ćemo posle određenog vremenskog perioda proceniti da li se ponovo pojavljuje ista neusaglašenost. Možda smo u datom trenutku ispravno sproveli postupak ali nismo došli do pravog uzroka. Npr. Imali smo oštećenje poda a kao uzrok našli veliku količinu tereta koja se prevozi prilikom jedng prolaza. Šta smo uradili: propisali masu tereta koja se sme prevoziti u jednom prolazu vozila unutrašnjeg transporta. I kako je onda ponovo došlo do oštećenja poda?! Verovatno nismo razmotrili mogućnost da pod nije adekvatan:nije adekvatan materijal od koga je pod napravljen ili nije adekvatno urađena podloga ili ima pojave vlage itd.

Dakle, u slučaju ponovne pojave neusaglašenosti, nema razloga za brigu, jednostavno se ponovi ceo postupak. Neusaglašenosti ne treba posmatrati kao problem, već prilike za poboljšavanja.

Ako želite više da saznate o svim vrstama neusaglašenosti ili su Vam potrebne ideje kako ih rešiti, obratite se našoj Agenciji!!!